מבנה תכולת העבודה

מבנה תכולת העבודה או WBS (ראשי תיבות באנגלית של: Work Breakdown Structure) בניהול פרויקט הוא מסמך תכנון ומעקב שמנהלי הפרויקט יוצרים בעזרת צוות הפרויקט בשלב התכנון שלו. יצירת מבנה תכולת העבודה היא מתודה מרכזית בשלב התכנון של הפרויקט כפי שמפורט במהדורות השונות של ספרי PMBOK^[1].

יצירת המבנה הוא תהליך בו מתייחסים אל תוצריו של הפרויקט או של אחד משלביו, ומחלקים את העבודה הנדרשת לביצוע התוצרים לחבילות עבודה שניתן לאמוד ברמת דיוק גבוהה את המשאבים הדרושים להן, מבחינת זמן עבודה ועלות. תוצר התהליך הוא מסמך "מבנה תכולת העבודה" (WBS), שנכנס למסמכי ניהול הפרויקט ומשמש כתשומה לתהליכים נוספים במהלך מחזור החיים של הפרויקט.

תהליך העבודה על מבנה תכולת העבודה

התשומות ליצירת ה-WBS הן: תיאור תכולת העבודה (SOW), מסמכי דרישות לפרויקט ונוהלי תהליכים ארגוניים שונים.

במסמך תיאור תכולת העבודה נעזרים משום שהוא מכיל תיעוד של כלל תוצרי הפרויקט, מהם אפשר לגזור את המשימות שדרושות לביצועם.

במסמכי דרישות לפרויקט מפורטות הדרישות הטכניות, רמת האיכות המצופה או כל הנחיה נוספת שקשורה לתוצרי הפרויקט שניתן לגזור מהן משימות להתייחסות.

בנוהלים ארגוניים שונים שיכולים להשפיע על יצירת ה-WBS, ניתן למצוא שיטות עבודה, לקחים שנלמדו מפרויקטים קודמים, תבניות עבודה מפרויקטים קודמים, ועוד.

את ה-WBS נהוג להכין בשיתוף הצוות שיעבוד על הפרויקט או על חלק ממנו, על מנת לקבל תמונה מלאה של חבילות העבודה הנדרשות לביצוע הפרויקט.

השכבות הגבוהות של המסמך מוגדרות על פי התוצרים העיקריים של הפרויקט ויכולות להשתנות מפרויקט לפרויקט או בין תחומים שונים. את הללו מפרקים למשימות מוכוונות תוצר, ואותן בתורן למשימות קטנות יותר לפי הצורך, עד לרמה של "חבילת עבודה", שהיא יחידת תכולת עבודה מוגדרת ותחומה הניתנת לניהול מבחינת קביעת לוחות זמנים, השמת צוות, הערכת עלויות, איתור סיכונים ובקרה על ביצועה.

מכיוון שה-WBS הוא מסמך יסודי ועל סמך הנתונים המפורטים בו נהוג לתכנן את תוכנית העבודה לפרויקט, המסמך הסופי צריך להכיל את חבילות העבודה שיקיפו את כל תכולת הפרויקט. זאת למעט מבמקרים של פרויקטים גדולים שבהם ניתן להכין מסמכים נפרדים לשלבים שונים בפרויקט, או בפרויקטים המכילים חוסר ודאות שמצריך מחקר נוסף לפני הכנת המסמך.